व्यापार पत्राचार के पहले परिचित होने पर यह धारणा हो सकती है कि यह एक प्रणाली बहुत जटिल है। वास्तव में, विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्र व्यवस्थित रूप से बातचीत में किसी व्यक्ति की आवश्यकताओं के अनुरूप होते हैं।
सहयोग पर व्यापार पत्र
संभव भविष्य के भागीदारों के बीच पहला पुल, एक नियम के रूप में, सहयोग पर एक व्यापार पत्र है। दोनों फर्मों के प्रतिनिधि पहले ही परिचित हो सकते हैं और प्रारंभिक बातचीत कर सकते हैं, लेकिन आधिकारिक संपर्क सहयोग पर पत्र होगा।
इस दस्तावेज़ के लिए महत्वपूर्ण बिंदु:
- एक विशिष्ट व्यक्ति से अपील;
- इस फर्म के बारे में जानकारी या बैठक के स्रोत का संदर्भ;
- इस मामले के पदार्थ का सारांश;
- तालिकाओं, कीमतों और अन्य अतिरिक्त जानकारी आवेदन में भेजने के लिए बेहतर है।
बैठक का व्यापार पत्र
यदि सफल हो, तो अगला कदम बैठक का व्यावसायिक पत्र होगा। इस प्रकार के व्यावसायिक पत्र वार्ता के मध्यवर्ती चरणों की संख्या को कम कर सकते हैं और आने वाली बैठक की सफलता को प्रभावित कर सकते हैं। दिलचस्पी पार्टी को विवरणों पर सबसे छोटी जानकारी के बारे में सोचना चाहिए:
- नियमों;
- एजेंडे;
- चर्चा के लिए स्पष्ट मुद्दों;
- प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाले माध्यमिक मुद्दों की सीमा की रूपरेखा;
- सूचना अनुप्रयोग तैयार करें, जो बैठक के पहले दूसरी तरफ पढ़ने के लिए सलाह दी जाती है।
इस तरह के एक समझदार व्यापार पत्र गलतफहमी, विसंगतियों, अन्य अप्रिय क्षणों से बचने में मदद करेगा जो वार्ता के नतीजे को प्रभावित कर सकते हैं। वार्ता के परिणामों के आधार पर, मीटिंग के बारे में एक और व्यावसायिक पत्र लिखा गया है - लेकिन पहले से प्राप्त परिणामों पर एक रिपोर्ट के रूप में। यह एक ही उद्देश्य पर कार्य करता है: यह सुनिश्चित करने के लिए कि भागीदारों ने समझौते पर सही ढंग से व्याख्या की है। दूसरी पार्टी को बैठक के कुछ मिनटों की पुष्टि करने या एक दिन के लिए संशोधन के रूप में संशोधन करने के लिए आमंत्रित किया जाता है।
अन्य प्रकार के व्यापार पत्राचार
पहले से ही स्थापित रिश्तों के साथ, अक्सर, इस तरह के व्यावसायिक पत्र, जैसे व्यापार पत्र-अनुरोध और तदनुसार, एक पत्र-प्रतिक्रिया। व्यवस्था में किसी भी बदलाव के साथ या जब अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता होती है, तो एक फर्म एक और अनुरोध पत्र भेजती है।
मौजूदा व्यावसायिक संबंधों को बनाए रखने या नए स्थापित करने के लिए, व्यापार पत्र-निमंत्रण और व्यापार विज्ञापन पत्र के रूप में ऐसे प्रकार के व्यावसायिक पत्र प्रदान किए जाते हैं। फर्म प्रबंधन या पूरी टीम के व्यक्ति में एक सम्मेलन, प्रदर्शनी, सेमिनार आदि को व्यवस्थित कर सकती है - और असली और संभावित भागीदारों को आमंत्रित कर सकती है। एक बिक्री पत्र भेजने के लिए सस्ता होगा, लेकिन इससे वापसी बहुत कम है।
व्यापार शिष्टाचार में प्रतिपक्ष द्वारा या अन्य सहयोग के अनुरोध की पूर्ति के जवाब में कृतज्ञता का एक पत्र शामिल है।
कुछ प्रकार के व्यापार पत्राचार लिखना अधिक कठिन हो सकता है। ये हैं:
- इनकार करने का व्यापार पत्र;
- क्षमा के साथ व्यापार पत्र;
- व्यापार पत्र-दावा;
- व्यापार पत्र-अनुरोध।
इन दस्तावेजों में, एक उदार और आदरणीय स्वर बनाए रखने के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। अनुरोध पत्र के लिए, फिर, व्यवसाय नैतिकता के नियमों के मुताबिक, उन मामलों में वकील बनाने का भी उपयोग किया जाता है जब जीवन में एक मांग होगी।
व्यापार पत्राचार में क्या देखना है:
- किसी भी व्यावसायिक पत्र के लिए एक महत्वपूर्ण क्षण एक विशिष्ट व्यक्ति के लिए अपील है, जिसमें पूर्ण नाम, स्थिति, कंपनी का नाम सही वर्तनी है;
- इस पर ध्यान दिए बिना कि क्या आप एक इलेक्ट्रॉनिक बिजनेस लेटर या एक पेपर लिखते हैं - यह सभी आवश्यकताओं के साथ कंपनी लेटरहेड पर होना चाहिए;
- नैतिकता, शुद्धता और सम्मान - व्यापार पत्रों के लिए एकमात्र स्वीकार्य स्वर।
- पत्र शुष्क, व्यापारिक शैली में बनाए रखा जाना चाहिए - सामान्य भाषण से भावनात्मक मोड़ से बचना बेहतर है।
दिमाग में इन बारीकियों के साथ लिखे गए एक व्यापार पत्र से आपके प्रेषक का बेहतर प्रभाव पड़ेगा। और व्यापारिक दुनिया में, यह सही दरवाजे खोलने में मदद करेगा।